A todo equipo de intérpretes se le asigna un líder, el que se pondrá en contacto con usted antes de iniciar la reunión para confirmar los idiomas disponibles y perfilar otra información relevante sobre los horarios y condiciones de trabajo.
· Al empezar los procedimientos, se le solicitará que indique los idiomas en los que hablarán los delegados y quienes asistan. Intente entregar indicaciones relacionadas con los horarios aproximados del día y presentar una idea general de los planes agendados.
· En algunos casos, puede que sea útil que realice un breve resumen al comienzo de cada tema y un resumir al final, lo que le ayudará a clarificar las conclusiones y ahorrar tiempo al finalizar.
· Cuando un orador termine su presentación, realice una pequeña pausa antes de que otro delegado comience a hablar ya que puede haber cierto retraso en la interpretación.
· Se acostumbra que los documentos y el programa del día estén en la cabina del intérprete, sin embargo, si se va a presentar otro documento durante el curso de la reunión, haga lo posible por que los intérpretes reciban una copia antes de discutir el tema.
· Recuerde solicitarle a los delegados que apaguen sus celulares y alejen los audífonos del micrófono cuando estén haciendo una presentación con el fin de evitar interferencias con el sistema de sonido.
Lo básico sobre las horas de trabajo:
- La sesión matutina no debe exceder las 4 horas desde su hora de inicio oficial (tenga en cuenta que si su reunión está programada solo en la mañana no podrá exceder el horario, ya que posiblemente los intérpretes que contrató por medio día tendrán otra asignación en la tarde).
- El horario de almuerzo debe durar al menos 60 minutos (los profesionales tienen que comer, tomar un poco de aire fresco y, a menudo, cambiar de ubicación si es que la reunión de la tarde se realizará en otro lugar).
- En cualquier caso, los intérpretes no debieran trabajar más de 10 horas.
Por último, la retroalimentación sobre cualquier tema es muy apreciada. No dude en contactar al líder del equipo o a su agencia de servicios de interpretación si tiene alguna duda o desea ayudarlos a utilizar los términos especializados adecuados.
Esperamos que estas indicaciones le ayuden a tener una reunión más fluida y sin inconvenientes.