Distribución de la Sala
Si la agencia de interpretación también está proporcionando los equipos para una interpretación simultánea, siempre es buena idea proporcionarles un mapa con la distribución de la sala. Esto ayudará a distribuir de manera apropiada las cabinas, mesas, micrófonos y cableado.
Existen tres tipos de distribuciones convencionales de una sala:
1. Estilo Teatro: oradores al frente (en un escenario o mesón) con los delegados en filas de sillas frente a ellos.
2. Estilo Sala de Clases: oradores en una mesa frente a los delegados, quienes están en sus propias mesas en fila de frente al disertante.
3. Estilo Sala de Reuniones: en torno a una mesa única.
La posición de la cabina del intérprete es crucial para el buen funcionamiento de las operaciones. De ser posible, siga las siguientes instrucciones:
1. Permita a los intérpretes un contacto visual directo con los oradores
2. Los intérpretes deben ser capaces de tener un medio discreto de dejar sus puestos y el lugar
3. Las cabinas deben estar juntas
4. Deje espacio para el puesto de control del técnico junto a las cabinas
Informar a los Intérpretes
Los intérpretes de conferencias se enorgullecen de su trabajo y siempre se esfuerzan por entregar un servicio de calidad. Sin embargo, esto es posible sólo con el apoyo del cliente. Es esencial entregar a los intérpretes la mayor cantidad de información de antemano posible.
Sin lugar a dudas, la organización de conferencias o seminarios es estresante hasta el último minuto. Por lo mismo, existen materiales de referencia habituales que los intérpretes requieren:
· La agenda
· Las notas y/o presentaciones de los oradores
· Una lista con los nombres de los delegados
· Una lista con los organizaciones que están participando
· Una lista con la terminología, abreviaciones y acrónimos específicos de la industria
· La mayor cantidad de material de apoyo posible
· Los folletos de la conferencia
· Las notas y minutas de conferencias anteriores
El Gran Día
El día de la conferencia ponga en práctica los siguientes consejos:
· Asigne a un miembro del equipo que sea responsable, únicamente, de distribuir y recoger los auriculares, además de explicar cómo se usan (una guía ilustrada breve sería lo óptimo)
· Tenga una rápida reunión con todos los intérpretes y técnicos para asegurarse de que todo el equipo está trabajando de forma correcta
· Hable con el jefe del equipo de intérpretes para finalizar el procedimiento y los idiomas de piso
· Tenga un miembro del equipo en contacto frecuente con los intérpretes para asegurarse de que no hay problemas, que tengan suficiente agua y estén felices.
En conclusión, para que una conferencia multilingüe sea todo un éxito es imprescindible la cooperación entre el cliente y el equipo de profesionales que haya escogido para llevar a cabo tal titánica tarea y como siempre la comunicación es fundamental..