Ahora que ha decidido realizar una reunión con interpretación, le comentamos que muchas experiencias y recientes estudios han demostrado que los siguientes puntos son de vital importancia al prepararlas. Tome en cuenta lo siguiente antes de seguir adelante:
Comunicación
· Solicite solo los idiomas que se ajusten a sus necesidades reales.
· Indíquele a los participantes qué idiomas se hablarán/escucharán.
· Asegúreles a los oradores que podrán hablar con libertad, dentro de lo posible en su lengua materna, y si no alcanza el tiempo aconséjeles resumir en vez de hablar rápido.
· Aconséjeles lo siguiente:
– Si el mensaje está escrito no debe leerse completo. Incluso para quienes escuchen en su lengua nativa será difícil retener todos los detalles.
– Para ahorrar tiempo, si tiene un texto muy largo, lo apropiado es entregarlo por escrito y solo dar un resumen oral.
· Verifique que el tema de la reunión es claro para que los intérpretes se preparen adecuadamente (idealmente puede incluir una breve explicación).
· Detalle los temas (información, discusión, votación, etc.)
· Dentro de lo posible, indique los horarios de cada actividad.
· Organice una breve reunión con los intérpretes, ya que esto ayudará a que su evento se desarrolle mejor.
Documentos
· Verifique que la documentación está lista por adelantado y en los idiomas necesarios correspondientes.
· Asegúrese de facilitar las explicaciones necesarias (siglas, términos técnicos, etc.)
· Por regla general, los documentos/horarios se le entregan a los intérpretes, sin embargo, si durante la reunión aparece algún otro, asegúrese de entregarles una copia antes de presentar el tema.
· Si ya las hizo llegar la documentación a su agencia de interpretación, de todas maneras tenga algunas copias a mano.
Ayuda visual, equipo y cabinas
· Asegúrese de haber solicitado el equipo y/o sala adecuados (micrófonos, pantallas visibles desde todas las cabinas y proyector).
· Considere utilizar ayuda visual como gráficos y diagramas de flujo.
· Asegúrese de que los intérpretes tienen una vista apropiada de la pantalla y una copia impresa de las diapositivas.
· Asegúrese que la sala tenga cabinas. Si no es así, necesitará cabinas móviles que cumplan con las especificaciones técnicas necesarias.
Antes de la reunión
· Asegúrese de informar a su agencia de interpretación sobre cualquier cambio de última hora.
· Asegúrese de que el moderador pueda resumir los temas de la agenda durante la reunión (esto facilitará el entendimiento de los intérpretes y asistentes).
· Revise una lista de consejos prácticos para el moderador.
· Trate de darle una copia impresa del programa a los intérpretes, la que puede contener los propósito del evento, anticipación de las preguntas y respuestas, etc.
Esperamos que estas indicaciones le sean de utilidad al momento de organizar sus reuniones.